Términos y Condiciones - Ingequipos Roca

Política de protección de datos personales

Introducción

EQUIPOS DE INGENIEROS ROCA S.A.S., identificada con NIT 900.010.719-4 está comprometida con la adecuada gestión y protección de los datos personales, en calidad de responsable del tratamiento, como organización que presta el servicio de transporte procede a implementar la política de tratamiento de datos personales.

Objetivo

Dar las pautas generales para la protección de datos personales y sensibles, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

Alcance

EQUIPOS DE INGENIEROS ROCA S.A.S., como responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por clientes, conductores, propietarios, vehículos y terceros, manifiesta que estos serán utilizados única y exclusivamente para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, se tomarán todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012 e integrará la política con los manuales enfocados en la seguridad de la información, manual de funciones y procedimientos y de gestión de activos de la información, en el marco de la gestión de riesgo de la entidad en caso de ser necesarios.

Marco Normativo

Ley 1266 de 2009. “por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula en manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicio”.
Sentencia C – 748 de 2011 – Constitucionalidad del proyecto de ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.
Ley 1581 de 2012, define su ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre, transparencia y la autodeterminación informativa.
Decretos Reglamentarios 2184 de 2012, 1377 de 2013 y 886 de 2014.
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Jurisprudencia Corte Constitucional
Circulares y Conceptos Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

Desarrollo de la política

EQUIPOS DE INGENIEROS ROCA S.A.S., en pro de establecer la política de protección de datos personales, se compromete a:

Asignar un responsable para el tratamiento de los datos.
Adoptar un manual interno de procesos y procedimientos para garantizar un adecuado manejo de la información y el cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de seguridad de la información.
Solicitar la autorización para el tratamiento de los datos de quienes se vaya a recopilar información personal.
Respetar los principios establecidos en la ley y atender en sus actuaciones y manejo de la información las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
Dar a conocer que los datos personales que se obtengan en virtud de las operaciones que se realicen, solicite o celebre con la empresa serán tratados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen sobre esta materia.
Socializar la política a todos los empleados, quienes deberán conocerla a cabalidad y velar para que se realicen todos los actos contundentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

El área de Recursos Humanos deberá velar porque se exija la firma y aceptación de esa política.

Derechos de los titulares de los datos

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos, otorgada a la empresa.
Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1281 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes del encargado del tratamiento de datos

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1281 de 2012.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información a la persona o personas responsables del proceso de selección de conductores, vehículos, clientes, entre otros.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Finalidades de la política

Realizar estudios de seguridad de los datos y documentos presentados previo a la aprobación de ingreso como asociado de negocio y trabajador de la empresa, para evaluar los riesgos derivados de la relaciones comerciales, laborales, civiles, entre otras.
Desarrollar procedimientos operativos y administrativos de control definidos por la empresa, para el seguimiento operativo, novedades en la prestación del servicio y/o mercancía transportada y cobro de anticipos.
Cumplir con los requerimientos de envio de información a las autoridades administrativas y jurisdiccionales, entidades públicas y privadas (UIAF, la Superintendencia de Puertos y Transporte, el Ministerio de Transporte y entidades de control fiscal) que tengan la facultad legal para solicitarlos de nuestros clientes, proveedores, colaboradores empresariales y demás asociados de negocio.
Tratar los datos personales de los clientes, proveedores, socios y empleados de la empresa, solo con el consentimiento previo y autorización del titular.
Verificar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el tratamiento de datos incompletos, parciales o que induzcan al error.
Manejar todas las técnicas administrativas y humanas que sean necesarias, para garantizar la seguridad de los registros y evitar la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado.